Indice
Organizzare un viaggio in autonomia partendo da zero può sembrare un compito arduo, specialmente per chi si cimenta per la prima volta con questo tipo di planning. In questo articolo ho deciso di creare una piccola guida sui 10 step che seguo normalmente durante l’organizzazione di un viaggio. Queste sono ovviamente delle linee guide generali che possono essere adattate alle proprie esigenze ed in parte delegate anche eventualmente a professionisti del settore viaggi. Seguendo questi 10 passi potrete affrontare più serenamente ogni aspetto dell’organizzazione senza grossi problemi e godervi una vacanza perfetta totalmente costruita da voi. Una bella soddisfazione!
Organizzare un viaggio: i miei 10 passaggi
Per pianificare un viaggio è necessario fare attenzione a molti aspetti. Bisogna sicuramente seguire i propri interessi, ma è necessario anche avere un occhio di riguardo verso la parte burocratica che riguarda visti e permessi vari. Anche la parte logistica che riguarda tutti gli spostamenti da un punto all’altro, da e verso l’aeroporto o ad esempio conoscere il funzionamento delle reti di trasporto pubblico della destinazione scelta. Insomma, per organizzare un viaggio in autonomia avete capito che bisogna avere del tempo da dedicare ad una ricerca di informazioni dettagliata, in modo da limitare gli inevitabili imprevisti che capitano in viaggio. Andiamo quindi a scoprire nel dettaglio questi 10 step uno ad uno.
Scegliere la destinazione
Il primo passo, seppur banale, è quello di decidere la destinazione. Questo dipende certamente dai tuoi interessi personali, che tu sia un amante della natura, delle metropoli, della montagna e così via. Collegate alla scelta delle destinazione ci sono due variabili molto importanti da considerare. La prima il budget, poiché molte destinazioni da sogno non sono alla portata di tutti, mentre la seconda riguarda la stagionalità. Mi riferisco al fatto di informarsi preventivamente su clima, eventi importanti e così via riguardo la destinazione nel periodo scelto. Capita infatti di trovare voli a prezzi bassi ad esempio per il sud-est asiatico nei periodi più piovosi dell’anno. Questo è uno dei casi a cui mi riferisco, dove la scelta della stagione sbagliata può “rovinare” l’esperienza di viaggio.
Controllare la documentazione necessaria
La prima cosa da fare una volta scelta la destinazione è un check delle documentazione di viaggio necessaria per entrare nel paese che desiderate visitare. Innanzitutto, se richiesto, bisogna verificare la validità del proprio passaporto elettronico. In secondo luogo dovrete informarvi su eventuali visti d’ingresso obbligatori (come ad esempio il visto ESTA per gli Stati Uniti) per entrare come visitatori. Il sito della Farnesina viaggiaresicuri.it è un ottimo strumento sempre aggiornato che vi permette di conoscere tutti gli obblighi a riguardo per ogni paese del mondo. Troverete anche indicazioni riguardanti eventuali vaccinazioni specifiche consigliate o obbligatorio, in particolare se si tratta di paesi africani o asiatici.
Riguardo la parte sanitaria e gli obblighi collegati vi ricordo di valutare la stipula di un’assicurazione di viaggio sanitaria, in particolare per i viaggi extra-UE dove farsi male o comunque dover ricorrere ad un ricovero potrebbe rivelarsi davvero un salasso in termini economici. Le assicurazioni di viaggio disponibili sono molto economiche e vi permettono anche di aggiungere coperture ulteriori su volo e bagagli, permettendovi di viaggiare più sereni senza stress. Se ti interessa stipulare una polizza ho scritto una guida dedicata all’acquisto delle varie assicurazioni di viaggio disponibili con alcune dritte per la scelta.
Se durante il vostro itinerario desiderate noleggiare un’auto controllate preventivamente se la nazione scelta accetta come documento valido la patente di guida italiana. In caso contrario dovrete munirvi di una patente internazionale di guida. Se non sapete come richiederla ho scritto un articolo a riguardo dove potrete trovare la lista dei paesi che la richiedono e tutti i passaggi utili alla richiesta di questo importante permesso di guida.
Raccolta delle informazioni sulla destinazione
Raccogliere informazioni sulla destinazione è un passo molto importante per organizzare un viaggio. Strumenti come YouTube, forum, gruppi Facebook, blog di viaggio e guide turistiche cartacee possono fornire consigli utili ed idee diverse dal solito su attività e cose da vedere. A tempo perso è interessante cercare informazioni sul web, guardare video di che c’è già stato o leggere i consigli degli italiani che vivono nella destinazione scelta. Proprio su questi gruppi ho avuto massimo supporto riguardo l’organizzazione di viaggi particolarmente impegnativi, poiché nessuno conosce un luogo più di chi ci vive effettivamente.
Creare un itinerario di viaggio
Con le informazioni raccolte è il momento di creare un itinerario a grandi linee. Stilate una lista delle attività e delle attrazioni a cui siete interessati e dividetele per le giornate e le eventuali tappe disponibili, cercando di non sovraccaricare troppo le giornate ma lasciando spazio all’improvvisazione ed a momenti di relax. Valutate se sia necessario prenotare in anticipo attività e tour particolarmente frequentati, in modo da evitare code o eventuali sold out. Nel caso vogliate visitare grandi metropoli il consiglio è quello di prendere la mappa della città e dividerla in aree in base ai giorni disponibili. Un metodo molto utile per ottimizzare gli spostamenti, che personalmente mi è risultato fondamentale durante la visita all’immensa Tokyo.
Un servizio molto utile per sviluppare itinerari di viaggi, specialmente per gli on the road, è quello offerto da Google My Maps. Si tratta di un comodissimo strumento offerto da Google che permette di tracciare tutti gli spostamenti che si desidera compiere, creando una mappa vera e propria alla quale si possono aggiungere distanze di percorrenza, attrazioni e molto altro. Date un’occhiata.
Prenotare il volo
Se il vostro viaggio prevede uno spostamento aereo verso la destinazione questo è il momento di prenotare il volo. Una volta stilato un itinerario di massima ed aver compreso indicativamente quanti giorni sono necessari è l’ora di andare alla ricerca delle tratta perfetta. Come vi ho spiegato nell’articolo su come risparmiare con i voli low cost, la flessibilità è fondamentale per trovare i prezzi migliori. Bastano 1/2 giorni di flessibilità per poter trovare la combinazione perfetta per il vostro viaggio, tuttavia molto spesso le ferie sono obbligate in un determinato periodo, non permettendo di godere di questo vantaggio del poter scegliere.
In generale fate attenzione a controllare bene i vari aeroporti, specialmente in città grandi con 2-3 terminal diversi. Valutate bene distanze e collegamenti con i centri abitati prima di acquistare il volo. Spesso alcune tratte sono particolarmente economiche anche per via di questo svantaggio di fare scalo in terminal fuori mano.
E’ la tua prima volta in aereo? Niente panico, ho scritto una piccola guida in 10 step fondamentali da seguire per prendere il tuo primo volo senza stress. La guida passo passo dall’arrivo in aeroporto al ritiro del bagaglio.
Noleggiare un’auto – Acquistare i pass per i mezzi pubblici
Se il tuo viaggio prevede l’utilizzo di un’auto a noleggio per gli spostamenti questo è il momento giusto per prenotare. I siti che consiglio e che utilizzo prevalentemente sono Rentalcars e Autoeurope, a mio avviso i migliori in rapporto qualità/prezzo. Se non hai mai effettuato questo tipo di acquisto ti consiglio di dare un’occhiata all’articolo che ho scritto sui vari passaggi necessari per noleggiare un’auto, dove troverai tutti i vari step da seguire.
Se il viaggio si sviluppa in una città specifica o tra più città allora è il caso di informarsi preventivamente su eventuali pass cumulativi per i trasporti. Per esempio Lisbona offre la Lisboa Card, un pass che permette l’utilizzo dei vari mezzi pubblici in combinata con gli ingressi a svariate attrazioni cittadine. Anche il Giappone offre per esempio il Japan Rail Pass, lasciapassare utile per tutti i mezzi delle linee JR del paese. Tutti questi pass sono acquistabili già da casa prima del viaggio, in modo da evitare perdite di tempo in vacanza. Effettuate una breve ricerca online riguardante i trasporti nella destinazione scelta per scoprire quali servizi vengono offerti ai turisti.
Scegliere gli alloggi – Hotel, B&B, Appartamenti
Quando si tratta di scegliere gli alloggi bisogna capire a priori quali siano gusti e necessità. L’offerta ricettiva è ampia e per ogni budget ed esigenza. Potrete scegliere tra hotel, B&B, appartamenti o ostelli. Più grande è la città che volete visitare è più la scelta dell’alloggio diventa importante. Se per esempio volete organizzare un viaggio in una grande metropoli la scelta di un alloggio ben collegato alla rete dei trasporti è cruciale per godersi al meglio la visita.
Esistono numerosi portali di ricerca ed acquisto di alloggi, tuttavia gli unici che consiglio sono Booking ed Airbnb. Leggete le recensioni dei clienti che hanno già alloggiato in struttura, mettete i filtri di ricerca che vi interessano in modo da ridurre la ricerca e facilitarne la scelta. Se effettuate viaggi on the road o con tanti spostamenti fate bene attenzione agli orari di check-in e check-out e regolatevi di conseguenza. Date sempre priorità alle strutture con le reception aperte 24 ore su 24.
Un consiglio per risparmiare che vi posso dare, testato più e più volte, è quello di scegliere una struttura tra quelle disponibili e contattarla direttamente tramite mail o telefono per chiedere un preventivo per le stesse date. Molto spesso il prezzo proposto direttamente dalla struttura è più conveniente rispetto a quello dei portali più comuni. Tuttavia, da utente Booking da molto tempo, devo ammettere che il servizio Genius dedicato a chi viaggia spesso offre prezzi e servizi aggiuntivi di primo livello.
Calcolare i Costi di viaggio ed eventuali spese extra
Prima di effettuare le varie prenotazioni è bene creare un foglio di calcolo dove aggiungere tutte le spese fisse sicure che vanno sostenute. Dal volo all’hotel, dall’auto a noleggio ai trasporti pubblici, dall’assicurazione di viaggio fino ai ticket per escursioni ed attività. Non dimenticatevi di aggiungere anche un margine per le spese in loco come cibo, rifornimenti per l’auto, souvenir ed eventuali imprevisti. In questo modo potrete avere un resoconto completo prima di effettuare le varie prenotazioni ed in tal caso operare alcune modifiche per abbattere alcuni costi nel caso abbiate superato il budget preventivato.
Non trascurate le spese in viaggio, spesso superano abbondantemente quelle fisse alle quali si sta attenti al centesimo. Tenetevi un margine bello ampio poiché sapete bene che in viaggio spesso si spende “a cuor leggero”.
Gestire pagamenti e cambio valuta
Informatevi sulla valuta locale delle destinazione e sui tassi di cambio medi. Verificate se sia più conveniente portare contanti, usare carte di credito o carte prepagate e controllate presso la vostra banca le commissioni applicate per pagamenti e prelievi all’estero. Personalmente consiglio l’utilizzo di carte di credito dei circuiti principali, Visa, Mastercard ed American Express. Grazie a queste carte è possibile noleggiare auto, prenotare hotel e fare prelievi ed acquisti senza problemi in quasi tutte le parti del mondo.
Viaggiando solo con carta prepagata molte opzioni sono precluse, anche per il fatto che per molte spese vengono applicate delle spese cauzionali al conto. Se per esempio noleggiate un’auto, possibile solo con carta di credito, vi verrà bloccata una somma a scopo di cauzione che verrà restituita solo a fine noleggio. Per quanto riguarda gli alloggi, invece, spesso si trovano strutture che permettono pagamenti anche con bonifici o carte prepagate.
In generale consiglio sempre di cambiare una somma di euro in valuta locale una volta arrivati a destinazione. Sconsiglio invece il prelievo direttamente in loco poiché le commissioni applicate sono spesso molto elevate.
Informarsi su usi e costumi del luogo
Quando si deve organizzare un viaggio in luoghi lontani da noi a livello di cultura, religione, usi e costumi è bene informarsi preventivamente su questi aspetti culturali. Conoscere le norme di comportamento vi aiuterà ad integrarvi meglio ed a godervi l’esperienza in modo più autentico.
Se per esempio viaggiate negli Stati Uniti sappiate che non lasciare la mancia è mal visto, ed è addirittura obbligatorio in alcuni paesi. Per fare un esempio a livello religioso e culturale nei templi di Bali è obbligatorio utilizzare il sarong, tipico indumento in tessuto che va a coprire il corpo dalla vita in giù. Questi sono solo alcuni esempi di usi e costumi diversi ai quali bisogna adattarsi per evitare gaffe ed integrarsi al meglio. Fate una ricerca online prima di partire in modo da familiarizzare da subito con le tradizioni locali e viaggiare con maggiore consapevolezza.
Perché organizzare un viaggio in autonomia?
Organizzare un viaggio in autonomia richiede molta attenzione e pianificazione accurata, ma seguendo questi 10 step che vi ho elencato potrete affrontare questa avventura con più consapevolezza. Quello che amo dell’organizzare un viaggio da solo è il fatto di poter pianificare attività, alloggi, voli e spostamenti su misura per i miei gusti ed attitudini. Anche per un fatto economico la personalizzazione completa dell’itinerario, dei trasporti e degli alloggi permettono di suddividere il proprio budget con criterio.
Tuttavia, se non vi sentite sicuri o non avete il tempo necessario, affidarsi a professionisti del settore, come le agenzie di viaggio è una scelta intelligente per viaggiare senza stress. Questi esperti possono aiutarvi nella gestione di tutte le varie complessità del viaggio, garantendo un’esperienza organizzata.